Zmiana zarządcy wspólnoty — krok po kroku

Jak zmienić zarządcę wspólnoty — krok po kroku

Poniżej typowy przebieg. Traktujcie go jako mapę, a nie sztywny formularz — kolejność i wymogi zależą od tego, jak w Waszej wspólnocie ustanowiono zarząd.

1. Sprawdźcie umowę i sposób zarządu. Ustalcie, czy zarząd sprawuje zarządca na podstawie umowy (zarząd powierzony), czy zarząd wybrany przez właścicieli, a zarządca tylko go obsługuje. To zmienia całą procedurę: inaczej wypowiada się umowę o administrowanie, a inaczej zmienia sam sposób zarządu.
2. Podejmijcie uchwałę właścicieli. Zwykła uchwała właścicieli zapada większością udziałów. Jeśli sposób zarządu ustalono w umowie w formie aktu notarialnego, jego zmiana zwykle również wymaga tej formy, a więc odpowiedniej procedury u notariusza. Wspólnota głosuje nad wypowiedzeniem umowy dotychczasowemu zarządcy, zmianą sposobu zarządu albo wyborem nowego zarządu.
3. Wypowiedzcie umowę. Zgodnie z terminem i formą wypowiedzenia zapisanymi w umowie. Zachowajcie formę pisemną i policzcie okres wypowiedzenia, żeby wypowiedzenie było skuteczne, a wspólnota nie została bez obsługi w międzyczasie. W praktyce umowy przewidują najczęściej 1–3-miesięczny okres wypowiedzenia, zwykle ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Jeśli umowa nie reguluje wypowiedzenia, umowę o administrowanie — jako umowę o świadczenie usług — można wypowiedzieć w każdym czasie (art. 750 w zw. z art. 746 Kodeksu cywilnego).
4. Odbierzcie dokumentację — protokół zdawczo-odbiorczy. Dotychczasowy zarządca przekazuje dokumentację finansową i techniczną (książka obiektu budowlanego, umowy z dostawcami mediów i usług), saldo oraz środki z rachunku wspólnoty, a także kody i dostępy. Spiszcie to protokołem, żeby nic nie „zniknęło” po drodze. Pełną listę do sprawdzenia znajdziecie niżej.
5. Przejmijcie prowadzenie. Nowy zarząd albo sama wspólnota przejmuje rozliczenia zaliczek, komunikację z mieszkańcami i pilnowanie terminów. Od tego momentu mała wspólnota może prowadzić się sama — bez pośrednika między właścicielami a ich budżetem.

Czego macie prawo żądać od ustępującego zarządcy

Dokumentacja wspólnoty jest jej własnością — ustępujący zarządca ma obowiązek przekazać ją niezwłocznie po rozwiązaniu umowy, najlepiej protokołem zdawczo-odbiorczym. Wydrukujcie tę listę i sprawdźcie przy przekazaniu, czy dostajecie każdą pozycję. Zakres w Waszej wspólnocie może być szerszy — dopasujcie go do siebie.

Finanse i księgowość

• Ewidencja pozaksięgowa kosztów zarządu i zaliczek (art. 29 UWL)
• Rozliczenia zaliczek i saldo wspólnoty
• Dokumenty rozliczeniowe i faktury
• Stan i dokumentacja funduszu remontowego
• Wyciągi i dokumenty rachunku bankowego wspólnoty
• Środki zgromadzone na rachunku wspólnoty

Dokumentacja techniczna budynku

• Książka obiektu budowlanego (papierowo do 31.12.2031, potem w systemie c-KOB)
• Dokumentacja budowlana i powykonawcza, projekt, pozwolenie na budowę
• Protokoły przeglądów okresowych (art. 62 Prawa budowlanego)
• Rejestr gwarancji i usterek

Sprawy prawne i organizacyjne

• Uchwały właścicieli z listami do głosowania i protokołami
• Protokoły zebrań z listami obecności; zawiadomienia z potwierdzeniami doręczenia
• Aktualny wykaz właścicieli lokali i przypadających im udziałów (art. 29 UWL)
• Dokumenty rejestrowe wspólnoty: REGON, NIP, regulaminy

Umowy

• Umowy z dostawcami mediów i usług (sprzątanie, konserwacja, serwis, windy)
• Umowa ubezpieczenia budynku
• Umowa obsługi rachunku bankowego
• Umowy najmu i udostępnienia części wspólnych (np. reklama na elewacji)

Dostępy i korespondencja

• Kody i dostępy (systemy, konta, domofon, bramy)
• Korespondencja wspólnoty, w tym z urzędami

Najczęstsze pytania

Kiedy warto zmienić zarządcę

Powodów zwykle jest kilka i rzadko pojawiają się nagle — narastają. Jeśli rozpoznajecie w tym swoją wspólnotę, temat zmiany zarządcy wraca nieprzypadkowo.

Co po zmianie — prowadźcie wspólnotę sami

Kiedy formalności macie za sobą, zaczyna się codzienne prowadzenie wspólnoty — i tu wchodzi apparto. To narzędzie do samodzielnego prowadzenia wspólnoty bez zewnętrznego zarządcy: rozliczenia zaliczek między lokale, głosowania z dowodem (uchwały z protokołem), roczny kalendarz obowiązków, który przypomina o każdym terminie, oraz asystent, który prowadzi za rękę.

Nie zaczynacie od pustej kartki. W apparto znajdziecie gotowe wzory uchwał — w tym uchwałę o zmianie sposobu zarządu i o odwołaniu dotychczasowego zarządu — a każde głosowanie kończy się protokołem, który jest dowodem podjętej decyzji. Uchwały możecie zbierać online, zgodnie z ustawą o własności lokali.

Czego apparto nie robi: nie składamy za Was pism w sądzie ani w urzędzie i nie przejmujemy dokumentacji od poprzedniego zarządcy — to część formalna, którą wspólnota załatwia sama (kroki 1–4 wyżej). apparto daje Wam narzędzia i wzory, żeby po zmianie prowadzić wspólnotę bez chaosu: policzyć zaliczki, rozliczyć koszty na lokale i nie przegapić żadnego terminu.

Zobacz też — to samo Wasze podwórko

Ktoś, kto trafił tu z reklamy, za miesiąc będzie ogarniał kolejną z tych spraw. To jeden kalendarz obowiązków tej samej wspólnoty.